Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden. Zowel VvE Beheer Amsterdam (VBA) als uw VvE krijgt daarmee te maken. Verder informeren wij u over subsidie voor een duurzame MJOB, ontwikkelingen bij VBA, het nieuwe modelreglement en waar op te letten bij een nieuwe cv-ketel.
In deze nieuwsbrief:
- Algemene Verordening Gegevensbescherming
- 12 miljoen euro subsidie beschikbaar
- Mijnvba.nl
- Ontwikkelingen bij VBA
- Modelreglement 2017
- CV-ketel vervangen
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Voor onze dienstverlening slaan wij persoonsgegevens op. Het vastleggen van deze persoonsgegevens valt sinds 25 mei 2018 onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De AVG ziet erop toe dat persoonsgegevens niet anders worden gebruikt dan het doel waarvoor ze nodig zijn, en dat gegevens niet onnodig geregistreerd en bewaard worden. Daarnaast moeten organisaties datalekken zien te voorkomen en medewerkers bewust maken van de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.
Wat doet VBA met de AVG
De AVG is opvolger van eerdere wet- en regelgeving, die ook door VBA werd toegepast. Afgelopen jaar heeft VBA de volledige informatie- en databeheersing in kaart gebracht. Wijzigingen om uw gegevens nog veiliger te bewaren worden stapsgewijs door ons ingevoerd. In het privacystatement (dat binnenkort op onze website komt) en in de verwerkersovereenkomst staat hoe we met uw (persoons)gegevens omgaan.
De verwerkersovereenkomst sturen wij binnenkort toe aan de VvE-besturen. Tevens gaan wij overeenkomsten aan met sub-verwerkers en informeren wij u over de afspraken met overige verwerkers.
Twinq beheersoftware
Vrijwel alle informatie van u en uw VvE staat in Twinq. Dit betreft onder andere persoons- en financiële gegevens, communicatie en specifieke informatie over uw VvE-vergadering. Dit vergt extra aandacht en beveiliging. Daarom werkt VBA intensief samen met Twinq om aan de AVG-voorwaarden te voldoen. Inmiddels zijn al de nodige aanpassingen doorgevoerd.
12 miljoen euro subsidie beschikbaar
Duurzaamheid is actueel en steeds meer in de belangstelling van woningeigenaren en VvE's. Het verduurzamen van een VvE is niet eenvoudig: welke mogelijkheden zijn er en zijn het handigste, hoe te financieren en wat levert het op. De duurzame meerjarenonderhoudsbegroting (DMJOB) is de eerste stap in de richting van duurzaamheid voor een VvE.
De overheid streeft ook naar duurzaamheid en biedt daarom de Subsidie Energiebesparing Eigen Huis (SEEH) aan. Deze SEEH-subsidie is bedoeld voor het laten opstellen van een DMJOB in combinatie met een energieadvies. Ook de begeleiding van de subsidieaanvraag kan erin worden meegenomen.
Een DMJOB wordt opgesteld door een gespecialiseerd bureau. Hierin staan allereerst uw reguliere onderhoudswerkzaamheden. Daarnaast ontvangt de VvE advies over mogelijkheden voor verduurzaming en worden in ieder geval twee van de onderstaande duurzaamheidsmaatregelen opgenomen. Op die manier kan uw VvE duurzaamheid met het reguliere onderhoud combineren en blijven de kosten te overzien.
- Isolatie van het dak
- Gevel- en spouwmuurisolatie
- Vloer- en bodemisolatie
- Plaatsen hoog-rendementsglas en zonnepanelen
- Plaatsen zonneboilers en pelletskachels
- Plaatsen van warmtepompen en biomassaketels.
Mijnvba.nl
VBA werkt er steeds meer naar toe dat u 24/7 toegang heeft tot VvE-informatie die voor u van belang is. Via ons primair systeem Twinq kunt u de laatste notulen van de VvE lezen of een reparatieverzoek indienen en de afhandeling volgen. Hieronder ziet u enkele mogelijkheden van www.mijnvba.nl.
Persoonlijk VvE Dossier
In uw online VvE dossier staat al uw persoonlijke informatie en de laatste informatie van de VvE, zoals:
- VvE-bijdrage en aandeel reservefonds
- Melden reparatieverzoeken
- Overzicht van uw betalingen
- Persoonlijke correspondentie
- Contactgegevens VvE-bestuur
- Beheerteam van VvE Beheer Amsterdam
- Splitsingsakte en reglementen
- MJOB (meerjarenonderhoudsbegroting) en onderhoud.
Op www.mijnvba.nl (klik op gebouwbeheer) heeft u de mogelijkheid om reparatieverzoeken aan te melden wanneer u dat uitkomt. Uw melding staat direct in ons systeem waardoor deze rechtstreeks kan worden omgezet in een opdracht aan een leverancier of aannemer. Daarna kunt u via statusupdates de voortgang van de afhandeling zelf volgen. Ook de facturering is via Twinq te volgen voor het bestuur en uiteindelijk de kascommissie.
Ontwikkelingen bij VBA
Joke ten Brink is nu bijna een jaar bij VvE Beheer Amsterdam werkzaam als interim directeur-bestuurder. Zij is sinds 1990 werkzaam op het gebied van verhuur, verkoop en VvE-beheer, waarvan ruim twintig jaar als interim-manager.
VBA is de afgelopen jaren behoorlijk gegroeid in aantallen VvE's en in de breedte van de dienstverlening. VvE-leden willen 24/7 informatie kunnen inzien en op de hoogte zijn van wat er in hun gebouw gebeurt. Door processen meer via Twinq te laten verlopen kunnen we hier beter aan tegemoet komen.
Vorig jaar is veel geïnvesteerd in het opleveren van de jaarrekeningen uit Twinq, waarover we veel positieve reacties hebben gehad. In de afgelopen jaren is ook het service- en planmatig onderhoud overgegaan van grooteigenaren naar VBA, waarvan afgelopen jaar het laatste grote deel. Ook deze processen zijn we strakker aan het inrichten. Daarmee zorgen we er ook voor dat iedereen goed kan volgen hoe de afhandeling verloopt.
Met ingang van dit jaar is Robert Keurentjes, die in de loop der jaren meerdere functies heeft vervuld, manager Financiële Administratie geworden. Verder geven enkele wisselingen in het management de mogelijkheid om de organisatie rondom het Technisch Beheer anders in te richten. Hierdoor kunnen additionele technische verzoeken van de VvE's in de loop van dit jaar makkelijker opgepakt worden.
Modelreglement 2017
Er is sinds 19 december 2017 een nieuw model splitsingsreglement. Dit nieuwe reglement is aangepast op nieuwe wetgeving (wet Verbeteren functioneren VvE's) en kent daarnaast nog diverse toevoegingen. Voor bestaande VvE's heeft dit reglement geen consequenties; het geldt in principe alleen voor nieuwe VvE's. Bestaande VvE's die zelf besluiten om hun splitsingsakte te wijzigen, kunnen ervoor kiezen om het nieuwe modelreglement als basis te gebruiken. Nieuw in het reglement van 2017 zijn:
- Richtlijnen voor het aangaan van geldleningen
- Richtlijnen voor laadpalen voor elektrische auto's
- Vakantieverhuur (bijv. Airbnb) is niet toegestaan zonder toestemming van de vergadering
- De minimale hoogte van de reserveringen voor groot onderhoud
- De mogelijkheid om zonder toestemming van de ledenvergadering boetes op te leggen
- De mogelijkheid om zowel uitnodigingen als volmachten per e-mail te versturen.
CV-ketel vervangen
Bij (het plannen van) de vervanging van uw cv-ketel is het belangrijk u goed te laten informeren. Er is namelijk een uitgebreid wettelijk kader dat toeziet op onder andere technische eisen, energieverbruik, gezondheidsrisico's, onderhoud en de zorgplicht van de VvE en uzelf.
Daarnaast kan de aansluiting op het rookgasafvoerkanaal een beperking opleveren voor het type cv-ketel. Sluit daarom nooit een nieuwe cv-ketel aan zonder een goed voorafgaand onderzoek.
Breng de situatie in kaart
Zorg ervoor dat u duidelijk weet wat voor een cv-ketel u op dit moment heeft en op wat voor een rookgasafvoerkanaal (RGA) uw cv-ketel is aangesloten. Meestal betreft dat een hr-ketel (hoog rendement) of vr-ketel (verbeterd rendement). Het RGA is collectief of individueel.
Als niet duidelijk is wat voor een ketel of RGA wordt gebruikt, kan het ook onduidelijk zijn voor wie de kosten zijn. Een installateur kan u helpen met het beantwoorden van deze vragen. Daarnaast is er Europese regelgeving van toepassing die voorschrijft dat sinds 2015 alleen nog maar hr-ketels verkocht en geplaatst mogen worden. Een uitzondering is gemaakt voor gebouwen met een verouderd gemeenschappelijk RGA. Hr-ketels mogen niet op zo'n kanaal geplaatst worden.
Zorgplicht veiligheid & gezondheid
Als eigenaar bent u zelf verantwoordelijk voor de individuele cv-ketel. Dus ook voor het goed functioneren, het onderhoud en vervanging. Uw keuze van het type cv-ketel en het onderhoud kan ook van invloed zijn op de veiligheid en gezondheid van uw buren. Betrokkenen hebben de 'zorgplicht' om de veiligheid en gezondheid van buren niet in gevaar te brengen.
Koolstofmonoxide (CO)
Koolstofmonoxide kan ontstaan door slechte verbranding in verbrandingstoestellen. Dit wordt meestal veroorzaakt door niet goed onderhouden of verkeerd aangesloten verbrandingstoestellen van uzelf of van buren. Koolstofmonoxide is zeer giftig, smaak- en geurloos, blokkeert de zuurstofopname en kan daardoor dodelijk zijn. Plaats daarom altijd een – veilige – koolstofmonoxidemelder. Kijk voor adviezen hierover onder meer op de websites van de Brandweer en de Consumentenbond.
Laat u adviseren door uw installateur
Onderhoud en vervanging van een cv-ketel is specialistisch werk. Schakel daarom altijd een erkende installateur in. Hij kan vaststellen wat voor een cv-ketel en RGA u heeft. Het RGA dient geschikt te zijn voor het type cv-ketel dat u wilt plaatsen. Indien er een collectief RGA aanwezig is, dient u dit met de VvE te bespreken.
Zorgplicht collectief RGA
Heeft het gebouw een collectief RGA, dan valt het onderhoud, inspectie en de vervanging van het collectief RGA vrijwel altijd onder de verantwoording van de VvE. Het is verstandig om deze periodieke werkzaamheden in de MJOB op te nemen.
VvE Beheer Amsterdam
www.vvebeheer-amsterdam.nl
Postbus 738, 1000 AS Amsterdam
Jacob Bontiusplaats 9, 1018 LL Amsterdam
Algemene en administratieve vragen:
info@vvebeheer-amsterdam.nl
020 - 520 90 00
Reparatieverzoeken en schademeldingen:
www.mijnvba.nl
020 - 520 90 99
Vragen en suggesties over de nieuwsbrief:
nieuwsbrief@vvebeheer-amsterdam.nl
Klik hier om in te schrijven voor de nieuwsbrief van VvE Beheer Amsterdam
Copyright © 2018 VvE Beheer Amsterdam, alle rechten voorbehouden.